Infos, Unterlagen, Formulare
Checkliste für neue Klienten
Egal, ob Sie zum ersten Mal Dienstnehmer beschäftigen oder Unsicherheiten aus vorherigen Beratungen bereinigen möchten – hier finden Sie die wichtigsten Punkte rund um Ihre Mitarbeiter. Diese Checkliste hilft Ihnen, rechtlich sicher und erfolgreich zu starten und Fallstricke zu vermeiden. Von Arbeitsverträgen bis hin zu sozialversicherungs-, abgaben- und steuerrechtlichen Aspekten – finden Sie hier die wichtigsten Themen damit Ihr Einstieg reibungslos verläuft.
Reisekostenaufzeichnung (Fahrtenbuch-Vorlage)
Reisekosten entstehen, wenn Mitarbeiter dienstlich unterwegs sind. Dazu zählen Ausgaben für Fahrt, Verpflegung und Unterkunft. Damit diese Kosten steuerfrei erstattet werden können, müssen bestimmte Vorgaben eingehalten und die Ausgaben richtig dokumentiert werden. Es ist wichtig, zwischen beruflichen und privaten Fahrten zu unterscheiden und Belege aufzubewahren. Für eine korrekte Abrechnung muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden.
Pfändungen/Exekutionen - Bekanntgabe von Unterhaltspflichten
Kommt es bei Ihren Mitarbeitern zu einer Lohnpfändung, agieren Sie als Drittschuldner und sind dazu verpflichtet, Anteile über dem Existenzminimum einzubehalten und an die entsprechenden Gläubiger bzw. deren Rechtsvertreter abzuführen. Weiters ist abzuklären, ob die verpflichtete Person von Unterhaltspflichten gegenüber Kindern betroffen ist. Diese Recherche muss seitens des Arbeitgebers erfolgen und sollte zur eigenen Absicherung am besten schriftlich gemeinsam mit dem Mitarbeiter festgehalten werden. Eine genaue und pünktliche Abwicklung ist entscheidend, um Haftungen zu vermeiden. Bitte nutzen Sie das Formular im Anhang, um uns alle relevanten Daten mitzuteilen.
Arbeitszeitaufzeichnung (Basis-Vorlage)
Vordienstzeiten (Rechner)
Vordienstzeiten spielen bei der Gehaltseinstufung laut Kollektivvertrag eine zentrale Rolle. Werden sie nicht korrekt berücksichtigt, kann es zur Unterentlohnung kommen – mit rechtlichen Folgen wie Nachzahlungen oder Strafen. Je nach Branche gelten unterschiedliche Anrechnungszeiträume: z. B. bis zu 10 Jahre in der Gastronomie, 7 Jahre im Handel, 12 Jahre im Metallgewerbe oder gleichwertige Zeiten in der Bauwirtschaft. Eine sorgfältige Prüfung ist daher unerlässlich. Mittels Versicherungsdatenauszug werden diese Zeiten ordnungsgemäß nachgewiesen.
BMF-Rechner-Pendlerpauschale (L-34-Formular)
Der Pendlerrechner des BMF hilft Arbeitnehmern dabei, die richtige Pendlerpauschale und den Pendlereuro zu berechnen. Dafür werden Wohn- und Arbeitsadresse, Arbeitszeiten und die Zumutbarkeit öffentlicher Verkehrsmittel berücksichtigt. Das Ergebnis ist verbindlich und muss für die Lohnverrechnung oder Steuererklärung verwendet werden. Nur die offizielle Berechnung laut Formular L-34 ist gültig – eigene Schätzungen zählen nicht.
Pendlerrechner
